Een hectische dag uit het leven van de juridisch secretaresse

,

In mijn eerdere blog over het werk van de juridisch secretaresse schreef ik al dat een werkdag moeilijk te voorspellen is. Afgelopen vrijdag is het perfecte voorbeeld van zo’n onvoorspelbare hectische dag.

Afbeelding gevonden op: www.powerofpositivity.com
Afbeelding: www.powerofpositivity.com

Even voor 9 uur kom ik bij mijn bureau aan. De telefoon gaat en met mijn jas nog aan beantwoord ik die. Ondertussen druk ik de computer aan en pak mijn schrijfblok. Verzoek van de advocaat: of ik zo snel mogelijk die ene overeenkomst definitief wil maken. Ik dump mijn tas in de la, hang snel mijn jas op gooi mijn zonnebril ergens op mijn bureau. Vervolgens ga ik op zoek naar de laatste versie van de overeenkomst, die ik na even zoeken vind. Ondertussen zag ik een mailtje voorbij flitsen waarin iemand naar foto’s vraagt die ik nog moet downloaden. Tussendoor klik ik op de link. Als ik bezig ben, kan de computer tegelijkertijd die foto’s binnenhalen. Ik controleer de lay-out van de overeenkomst, pas nog iets aan en stuur ‘m aan de advocaat. De foto’s zijn nu ook binnengehaald, dus die mail ik naar degene die ze nodig heeft. Ik kijk snel mijn mail door op andere spoeddingen en zie dan dat de laatste versie van de overeenkomst al aan mij was gemaild. Tja, soms is pas op de plaats maken in plaats van een vliegende start wel handig. In ieder geval had ik de goede versie, dat scheelt.

De eerste paniek is opgelost, dus is het tijd voor kannen thee en water. Ik ben ermee bezig als de receptioniste roept of ik een advocaat hier heb gezien. Ik ga de kamers in mijn buurt af, maar zie diegene niet. Ik kan weer terug naar het aanleggen van mijn dagelijkse voorraad hydratatie. In de tussentijd is de post uitgesorteerd en mijn collega heeft die ter behandeling bij mij neergelegd. Maar één brief gelukkig. Die kan dan wel blijven liggen tot ik het belangrijkste van de vrijdag heb gedaan: mijn broodje bestellen. Om die rond lunchtijd geleverd te krijgen, moeten ze wel op tijd, en dat betekent vóór 9.45 uur, worden besteld.

Nog niet terug op mijn plek of ik word alweer gebeld: graag zo snel mogelijk een uittreksel uit de Kamer van Koophandel van een bank. Ik krijg de melding dat het uittreksel tijdelijk niet in te zien is. Dat geef ik door aan degene die het uittreksel nodig heeft en ik zeg dat ik straks zal bellen naar de Kamer van Koophandel. Ondertussen staat de volgende klant in mijn chaotische winkeltje alweer klaar. Graag een tekst in briefvorm gieten, zodat dit vóór 12 uur gemaild kan worden. Uiteraard betreft dit een nieuw dossier en kan ik dus niet voortborduren op gegevens uit een eerdere brief. Ik maak de brief klaar en print die. Ondertussen open ik de ingekomen brief alvast, want die is voor dezelfde persoon. Dan kan ik het allemaal in één keer meenemen. Maar als ik de envelop open, blijkt dat ik er eerst zelf mee aan de slag moet. Ik leg de brief op een stapeltje met nog af te werken dingen, waar in de tussentijd een andere advocaat ook een af te handelen stuk neer heeft gelegd, en begeef me naar de printer. De eerste printer geeft aan dat de toner moet worden bijgevuld. Gauw maar een andere printer pakken; een nieuwe toner regel ik straks wel. Omdat wij met een code onze printjes uit de machine moeten halen, komen er nog meer printjes uit die ik gauw op mijn bureau dump. Daarna loop ik naar beneden waar de advocaat die ik nodig heb, aan het bellen is. Ik leg het postboek met brief erin neer en haast me weer naar boven waar ik maar meteen die lege toner vervang.

Vervolgens bel ik met de Kamer van Koophandel, die mij uitlegt dat een uittreksel van een bank vanwege de grootte nooit online te raadplegen is. Dat wist ik ook niet. Ik moet een mail naar een speciaal e-mailadres sturen en dan zal er spoedig iemand contact met mij opnemen. Ik licht de advocaat in en stuur de mail.

Terug naar mijn inbox. Er staan nog 2 nieuw aan te maken dossiers in de wacht en daarnaast een grote printopdracht. Verder zijn er nog mailtjes die geprint en opgeslagen moeten worden, maar die schuif ik aan de kant. Eerst maar eens de dossiers aanmaken. Ik zit net in het proces van een nieuw aan te maken digitaal dossier, als de volgende enigszins dringende klus zich alweer aandient: het indienen van een beslagrekest (een verzoekschrift voor het leggen van beslag) bij de rechtbank. Ik maak eerst snel af waar ik mee bezig ben en dat is maar goed ook, want het beslagrekest moet toch nog aangepast worden. De definitieve versie krijg ik zo snel mogelijk. Dus maar gauw dossier 2 digitaal aanmaken, dan kunnen de advocaten hiermee aan de slag.

Daarna maak ik vast de brief klaar voor het indienen van het beslagrekest. Ik controleer de gegevens van de rechtbank en dat blijkt niet voor niets. Er klopt iets niet, dus pas ik het aan. Zo zie je maar, je kunt er nooit blind van uitgaan dat de aangeleverde gegevens zomaar kloppen. Ondertussen is het juiste beslagrekest binnen en kan ik die controleren op lay-out, aanpassen en printen. Ik mag de advocaat bellen dat het klaarligt en die komt gelijk naar boven om de stukken te ondertekenen. Terwijl hij daarmee bezig is, krijg ik het even daarvoor beneden achtergelaten postboek onder mijn neus geschoven. Als alles klaar is, neem ik beide postboeken mee naar de kopieerruimte. Ik fax eerst het beslagrekest en terwijl ik wacht op de faxbevestiging, scan en mail ik de andere brief. Ondertussen belt de Kamer van Koophandel over mijn eerder opgevraagde uittreksel. Ik pleeg even overleg over de benodigde gegevens en geef dit vervolgens weer door aan de medewerker van de Kamer van Koophandel die het verkorte uittreksel zal mailen.

Inmiddels is de faxbevestiging uit het apparaat komen rollen en kan ik de rechtbank bellen om te controleren of alles juist is ontvangen. Als dat het geval blijkt te zijn, heb ik eindelijk tijd voor een toiletbezoekje. Daarna kan ik verder met het ordenen van de chaos. De grote printopdracht stuur ik alvast aan en terwijl het kopieerapparaat zijn werk doet, ga ik verder met mails printen en opslaan.

Als ik de stukken van de grote printopdracht bij de advocaat heb neergelegd, is het tijd voor pauze. Zonder verzorging van de innerlijke Marga gaat het immers niet goed komen.

Bij terugkomst liggen er 2 dikke enveloppen op mijn bureau. De middagpost heeft stukken gebracht die op 2 manieren gescand en opgeslagen moeten worden. Gelukkig is het ook nog slordig aangeleverd, want wat moet je anders met je tijd. Als dat geordend en bij de advocaat afgeleverd is, blijkt dat het eerdere beslagrekest nogmaals ingediend moet worden, maar dan met vermelding van een andere partij. Er zitten 39 producties (bijlagen) bij, die gelukkig een dag eerder al door mijn teamgenoot klaar zijn gemaakt. Maar uiteraard moet er nog wel iets aan veranderd worden en ik moet de tabbladen nog maken. Wanneer alles in de envelop zit, is het me duidelijk geworden dat het dikke pak van de middagpost nog een keer geprint en met tabbladen geordend moet worden. Als ik daar bijna mee klaar ben, gaat de telefoon: hoe ver ben ik ondertussen al met die stukken? Ik lever het snel af en krijg gelijk een dossier mee terug om aan te vullen met stukken.

Dat moet toch nog wachten, want mijn telefoon staat alweer te rammelen. Het eerste beslagrekest is alweer terug van de rechter met goedkeuring om beslag te mogen leggen. Omdat dat allemaal goed is gegaan, kan het tweede beslagrekest toch ook beter per fax. Dus haal ik de stukken weer uit de post. Daarna neem ik contact op met de deurwaarder om die op pad te sturen in verband met het eerste beslagrekest. Ik ben bezig met het mailen van de benodigde stukken naar de deurwaarder als de telefoon gaat: waar staan bepaalde stukken opgeslagen? En kan dat ook niet gelijk in dat andere dossier? Ik regel het maar meteen, zodat de advocaat weer verder kan.

Intussen krijg ik nog een verzoek per mail, waarop ik antwoord of ik dat maandag mag oppakken. Gelukkig mag dat blijven liggen en kan ik weer verder met de fax aan de rechtbank betreffende het tweede beslagrekest. Dan belt de deurwaarder. Hij heeft aanvullende informatie nodig voordat hij verder kan. Dit geef ik door aan de advocaat die daar weer mee aan de slag kan. Gelukkig kunnen we deze informatie straks ook voor het tweede beslagrekest gebruiken.

Inmiddels is het bijna 16.45 uur en begin ik met het aanmaken van de fysieke dossiers die vanmorgen digitaal zijn aangemaakt. Ik ben bezig de benodigde mapjes te verzamelen als de telefoon weer gaat. Ik laat alles los en beantwoord de telefoon. Daarna moet ik even denken waar ik ook weer mee bezig was. Dat word me al snel duidelijk als ik me omdraai en de chaos zie die ik achterliet.

Eindelijk is het tijd om wat dingen af te ronden. Mijn bureau is weer zichtbaar, alleen heeft het opruimwerk zich in de kast opgestapeld. Het stapeltje met af te handelen stukken heb ik ergens tussendoor weten weg te werken. Het tweede beslagrekest is nog niet verstuurd; daar heb ik nog geen goedkeuring voor gehad. Maar de klok geeft inmiddels 17.30 uur aan en dat betekent dat het tijd is om van het weekend te gaan genieten. Maandag weer een dag.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *