Secretaresses, je hebt ze in alle soorten en benamingen. Zo is er ook de juridisch secretaresse die onder andere werkt op advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven. Maar wat doet zij nou eigenlijk?

Mijn dag begint zoals bij iedereen: met aankleden. 🙂 Gewoon, een nette spijkerbroek met een net shirt of nette blouse. De tijd dat juridisch secretaresses in een mantelpakje op kantoor moesten komen, heb ik niet meegemaakt. Uiteraard wordt er wel verwacht dat je er representatief uitziet.

Daarna maak ik standaard een tripje naar kantoor, waar ik doorgaans om 9.00 uur moet zijn. Het digitaal werken is in de advocatuur nog niet volledig doorgevoerd, wat voornamelijk door de rechtbanken komt, die processtukken digitaal nog niet kunnen verwerken. Daar komt langzamerhand wel verandering in, maar tot die tijd moeten processtukken nog altijd fysiek aangeleverd worden. Bovendien is het vaak belangrijk om stukken met originele handtekeningen van betrokken partijen te hebben en dan voldoet het hebben van een digitaal document niet. Advocaten kunnen vanuit huis werken en kunnen dat vaak wel voorbereiden, maar soms belt een klant met een onverwachte vraag en dan is het nodig om over aantekeningen of andere stukken uit het dossier te beschikken. Het is dan ook belangrijk dat ik als secretaresse aanwezig ben op kantoor zodat ik de benodigde stukken kan aanleveren.

De werktijden van advocaten zijn erg flexibel: van vroeg in de ochtend tot laat in de avond en zelfs de weekenden blijven soms niet gespaard. Het moet dan duidelijk zijn waar het werk dat nog fysiek moet worden aangeleverd (zoals SD-kaarten of in sommige gevallen nog cassettebandjes met dictaten), kan worden neergelegd. De advocaat moet weten waar zijn/haar secretaresse zit en niet hoeven zoeken en daarom is werken met flexibele plekken niet mogelijk. Het nieuwe werken is voor mij dan ook (nog) niet van toepassing.

De taken die een juridisch secretaresse uitvoert, verschillen per kantoor, per rechtsgebied en zelfs per advocaat. Het is maar net waar een advocaat behoefte aan heeft. Het begin van de dag is wel voor elke secretaresse gelijk: het behandelen van de inkomende post. De post wordt gesierd met een datumstempel, gescand, opgeslagen in het dossier, termijnen worden genoteerd en vervolgens wordt de post uitgedeeld. Daarna is het meestal tijd om e-mails te printen en op te slaan in het digitale dossier. Als de advocaat buiten kantoor is, wordt er meestal opgeruimd en worden dossiers eventueel geordend.

Verder is een werkdag uit het leven van een juridisch secretaresse moeilijk te voorspellen (lees hier meer). Je weet nooit of en wanneer er een nieuwe klant belt met een dringende vraag. Dan moet er zo spoedig mogelijk een nieuw dossier worden aangemaakt. Gegevens moeten worden opgezocht en ingevoerd. Een fysieke en digitale dossiermap met submapjes moet worden gemaakt en een opdrachtbevestiging voorbereid. Misschien moet er ook wel gelijk een advies uit. De advocaat gaat daarmee aan de slag en daarna is het aan mij om er een brief of memo van te maken en dat te versturen.

Termijnen voor rechtszaken zijn natuurlijk wel van tevoren bekend, maar je weet als secretaresse nooit precies wanneer de advocaat het processtuk aanlevert en hoeveel bijlagen (producties heten dat) er dan bij zitten. Mijn taak is dan om het processtuk op lay-out te controleren en eventueel aan te passen en de aangeleverde producties in het gewenste aantal klaar te maken. Verder zorg ik ervoor dat de begeleidende brieven worden voorbereid en de juiste formulieren voor de rechtbank bij de stukken worden gevoegd.

Verder heb ik als juridisch secretaresse contact met onder andere cliënten, de rechtbank en deurwaarders. Het contact met cliënten kan variëren van doorverbinden met de advocaat, een afspraak plannen, verzoeken een factuur te betalen tot hun vragen en/of opmerkingen noteren en doorgeven aan de advocaat. Inhoudelijke vragen beantwoord ik nooit; je moet ervoor waken geen foutieve informatie te geven.
Bij de rechtbank vraag ik de stand van zaken van een procedure op. Dat kan vaak via het speciale systeem (roljournaal) opgevraagd worden, maar soms moet je bellen.
De deurwaarder stuur ik op pad om een dagvaarding te betekenen of ik vraag de stand van zaken op.

Ik vind het een erg leuk beroep vanwege de variatie in werkzaamheden. Je weet nooit wat een dag brengt. Dat kan soms lastig zijn, maar het brengt ook avontuur in je werk. Het nadeel is dat je afhankelijk bent van het werk dat de advocaat aanlevert. Dat kan soms de hele ochtend niks zijn en dan hebben ineens 4 advocaten tegelijk je hulp nodig. Dat vergt veel flexibiliteit en nauwkeurigheid: je moet zaken niet door elkaar halen en niks vergeten. Maar de kennis van het recht die je ondertussen opdoet en de interessante zaken die je meemaakt, maken een hoop goed!

Wil je nog meer weten? Vraag het me gerust!